1- يوجد دفتر حضور وإنصراف بتوقيع جميع العاملين فيه وهو دفتر ادارى حيث انه بناء عليه يتم صرف المرتبات والحوافز لذا يجب الاعتناء به وعدم الكشط او الشطب او استعمال المزيل حيث ان ذلك يعتبر مخالفه ماليه2- يوجد دفتر 68 اجازات تقوم الاداريه بتفريغ الاجازات العارضه فيه والتاخيرات واذن الخروج اثناء العمل ويوجد فى الدفتر مرايه فى اول الدفتر يتم فيها تسجيل اسماء جميع العاملين بالمدرسه وايام العارضه مجمعة للذين حصلوا عليها اثناء العام وهى 7 ايام على مدار العام وبعد اليوم الخامس يتم توقيع الموظف بان هذا هو اليوم الخامس وباقى له يومان وعند انتهاء السبعة ايام العارضه يوقع الموظف بان هذا هو اليوم السابع واى يوم بعد ذلك يكون اعتياديا او الانقطاع بالخصم ويتم كتابة طلب الاجازة العارضه يرفق فى ملف الموظف
2- يوجد دفتر 130ع.ح يسجل به جميع بيانات الموظف بحيث يكون صحيفه احوال للموظف ويسجل به الاجازات الاعتيادية والمرضية وأجازات الوضع ورعاية الطفل وبدون مرتب والانقطاع والتقارير السنوية وأى تغير يطرأ على الموظف من حصوله على مؤهل جديد أو درجة أو علاوة وخلافه
3- يوجد دفتر تأخيرات لتوقيع جميع العاملين المتأخرين ثم يتم تفريغه فى دفتر فرعى يفتح منه صفحة لكل موظف خاصه به ويسجل فيها جميع تأخيراته خلال الشهر و تجمع واذا تجاوز مدة التاخير يتم عمل تحقيق معه داخل المدرسة واعطاؤه لفت نظر واذا زاد يتم تحويله لشئون القانونية بالادارة للتحقيق معه واعطاؤه الجزاء المناسب
4- يوجد ملف فرعى لكل موظف بالمدرسة ويرفق فيه أى اوراق تخص الموظف وكذلك أجازتة العارضة والاعتيادية أوالمرضية أى شىء خاص به من انتداب أو نقل و خلافه
5- يوجد دفتر للنوبتجيه يقوم بالتوقيع عليه من العمال وحراس الامن المكلفين بالنوبتجيه بالمدرسه اسبوعيا مقدما ويتم اخطار أمن الادارة به لقيام امن الادارة بالمتابعه ويوقع عليه ايضا من الموظف القائم بالعمل على الدفتر ومدير المدرسة
6- يوجد دفتر للصادر يتم فيه تسجيل جميع البيانات والخطابات والانذارات الصادرة من المدرسة
7- يوجد دفتر للوارد يسجل به جميع النشرات والمكاتبات الواردة من الادارة أو المدرية أوالمديرية أو الوزارة ويتم التوقيع عليها بالعلم لمن يخصه الامر
8- يوجد دفتر 6مراسلات لتسليم الخطابات عليه بالبريد
9- دفترالاشارات لتلقى الاشارات ويتم تسجيلها ويوقع عليها المختص الذى تخصه الاشارة بالعلم كلا فيما تخصه
11- يوجد دفتر 129 سايرة لعمل المرتبات ويسجل به المرتبات شهريا والعلاوات واىزيادة تطرأ على المرتب خلال الشهر
بالنسبه لشئون الطلبه
1- يوجد دفتر 31 مصروفات لقيد أسماء الطلبة وكذلك تواريخ ميلادهم ورقم قسيمة سداد المصروفات وتواريخها واسم ولى الامر وصناعتة وعنوانة ويتم مرجعتة بشئون الطلبة بلادارة
2- يوجد دفتر لتسجيل المحولين من والى المدرسة ويتم مراجعتة مع استمارات التحويل بشئون الطلبة بالادارة
3- يوجد دفتر سلوك بكل فصل على حدة يسجل فيها غياب الطلبة وتسجل من واقع دفتر اجمالى الغياب وكذلك كراسات فرعية لكل فصل على حدة
4- يوجد كشوف 41 مستجدين تسجل بها اسماء جميع الطلبة الجدد الملتحقين بالصف الاول ويتم مراجعته بشئون الطلبة بالادارة
5- عند قبول ملف الطالب لابد ان يكون به استمارة التحاق وعليها الطابع التعليمى بمبلغ 1 جنية وطابع نقابة بمبلغ 1جنية للابتدائى والاعدادى اما الثانوى طابع تعليمى 1 جنية و2طابع نقابة بمبلغ 2 جنية ويتم كتابة انذارات للطلبة الغائبين ويتم انذار الطلبة بعد 10 ايام متصلة او منفصلة للمدارس الابتدائى والاعدادى او الثانوى بعد اسبوع يرسل اول انذار وبالنسبة للمدارس الابتدائى والاعدادى لا يتم الفصل لكن الثانوى والمدارس الفنية اذا تجاوز الطالب مدة الغياب يتم الفصل ثم يعاد قيدة بمبلغ 29 جنية ويسدد على قسيمة 33 ع . ح بالمدرسة اما المدارس التى لا يوجد بها دفاتر 33 ع.ح تسدد بخزينة الادارة التعليمية
6- الاحصاء الشهرى يسجل به اعداد الطلبة لجميع الصفوف واى تحويلات تتم من المدرسة او الى المدرسة ويتم مراجعتة شهريا لشئون الطلبة بلادارة
بالنسبه للتوريدات
1- يوجد دفتر واحد حكومى خاص بالاضافة للاصناف الواردة للمدرسة سواء من دائرة الصرف أو من المشتروات أو مصروفة من اى مدرسة على اذن صرف 111ع0ح او بفاتورة
2- يوجد دفاتر 3مخازن يتم تسجيل الاصناف الواردة فيها من واقع اذن الصرف واذن الاضافة ويتم اضافة كل صنف على حده فى الصفحة الخاصة به وبالدفتر الخاص به حيث يتم فتح 3دفاتر مخازن لكل قسم على حده حسب الاصناف الموجودة بالمدرسة (تربية زراعية –تربية رياضية –حاسب الى –مجال صناعى-دفتر الالى من دفاتر ماليه وطوابع ) دفتر مستديم لعهده المدرسه وخلافه
3- يوجد استمارات عهد شخصيه لكل صاحب عهده يكون لديه نسخه و امين التوريدات نسخه واى اصناف ترد زياده على العهده يتم اضافتها بدفتر واحد حكومى ثم دفتر 3 مخازن ثم استماره العهد الشخصيه
4- يوجد استمارات للاستهلاك للعهد مراد استهلاكها ويتم الانتهاء من اجراءات الاستهلاك قبل شهر مارس من كل عام اى قبل تجهيز الجرد حيث يوجد جرد بالمدرسه عام وعام لجميع العهد الموجوده بالمدرسه ويتم مراجعتها بدائره الصرف بالاداره
5- يوجد دفتر للشهادات تسجل فيه الشهادات الوارده من دائره الصرف لجميع الاسماء والذى يحصل على شهادته يوقع بجوار اسمه ويسجل رقم البطاقه ان وجد
6- يوجد دفتر للاستمارات النجاح يسجل فيه الاستمارات الوارده من دائره الصرف والذى يحصل على استمارته يدفع ثمن الاستماره للاعداد 10.10جنيه والثانوى 13.10 جنيه والتعليم الفنى 13.10جنيه ويوقع الطالب او ولى امره امام الاسم بالدفتر ويسجل رقم البطاقه ان وجد
7- يوجد دفتر للطوابع الوارده من دائره الصرف التى يتم لقصها على الخطابات وتسجل فى كشف التمغه الذى يتم عمله شهريا ويسلم لدائره الصرف لمراجعه الدفاتر الماليه والطوابع والشهادات والاستمارات
بالنسبه للنواحى الماليه
1- يوجد دفاتر 123ت0ت يتم تحصيل المصروفات عليها ولكل طالب ايصال خاص به بالمبلغ الذى يسدده كذلك يحصل عليها اى مبلغ تبرعات او اى ايراد من الوحدة المنتجة ثم يتم ايداع المبالغ المحصلة بحساب البريد الخاص بالمدرسة ويتم توزيع اجمالى المبلغ المحصل خلف اخر قسيمة حسب الانشطة المحصلة والموردة
2- يوجد دفاتر33 ,37 ع.ح تحصل عليها الاموال الاميرية من تمغات وارباح تجارية – مرتبات مرتدة – حوافذ مرتدة – قيمة مبيعات للمجال الصناعى – الزراعى – الاقتصاد المنزلى – اعادة قيد للطلبة – قيمة مبيعات مزاد لبيع خشب كسر بالمدرسة ... وخلافة وان يكون تاريخ القسيمة 33 ع .ح مطابق لتاريخ حافظة التوريد 37 ع.ح ومطابق لتاريخ علم الخبر
3- يوجد دفاتر 20،22 يتم فيها تسجيل جميع الارادات تسجيل جميع الارادات والمسحوبات والمصروفات اولا باول لكل نشاط على حده حسب عمليلت التوريد والمطابق لدفاتر 123 ت.ت
4- دفتر 63 ع.ح والخاص بالسلفة المستديمة حيث انه يصل للمدرسة من حسابات الادارة شيك بمبلغ خاص بالسلفه المستديمة لمدة عام يتم تسويتة اول باول وان المبلغ الذى يصرف منه على الارتباطات الواردة للمدرسة يتم استعاضتة من الحسابات كلما بلغ النصرف 70% من قيمة السلفة لكى يتم استخراج شيك من الحسابات بقيمة المبلغ المنصرف ليرجع اجمالى السلفة كما كان وهكذا يتم الصرف والاستعاضة حتى 30/6 نهاية السنة المالية من كل عام ثم تسلم جميع مستندات الصرف لحسابات الادارة واذاتبقى مبلغ من قيمة السلفة يتم ردة على قسيمة 33 ع.ح وحافظة 37ع.ح لحساب الادارة التعليمية ويسلم الايصال مع باقى مستندات الصرف للحسابات بالادارة وذالك قبل 30/6 يوجد سلف مؤقتة يتم تسجيلها ايضا بدفتر 63 ع.ح بالسلفة المستديمة ولكن فى خلف الدفتر يتم الصرف والتسويق قبل مرور شهرين من تاريخ الشيك والى يتم دفع غرامة تاخير
5- تقوم سكرتيرة المدرسة بتوريد الانصبه من المصروفات المحصلة لحساب الادارة التعليميه تتضمن نسبة الادارة – المديريه – الوزارة وذالك بخزينة الادارة ثم يتم اختار وحدة النشاط بالادارة كلا فيما يخصة حيث يوجد قسم بالادارة لوحدة النشاط وقسم بالادارة القديمة(التربية الاجتماعية)وقسم بشؤن الطلبة بالادارة لذا لابد من اختار وحدات النشاط بالبيان لعدد الطلبة المقيد والايتام والمنقطع والصافى والمسدد والمبلغ رقم الايصال وتاريخة لكل نشاط على حدى وذلك فور التوريد حتى تتمكن الادارة من توريد نسبة المديريه والوزارة اولا باول .
بالنسبة للوحدة المنتجة
يوجد دفتر بريد خاص بالوحدة المنتجة ويتم سحب مبلغ كسلفة فى اول العام ويوزع على الانشطة المختلفة بالوحدة المنتجة ويتم الصرف ويكون الفواتير مطابقة للمبلغ المسحوب كراس مال ثم يتم توريد الارباح على ايصالات123 ت.ت وتسجل فى دفتر 20،22 الايرادات والمسحوبات والمصروفات ويقوم وكيل النشاط بمتابعة الانشطة المشتركة فى الوحدة المنتجة من تربية زراعية – اقتصاد منزلى – مجال صناعى – نشاط تسويقى –نشاط خدمى وحسب المبالغ المحققة من ارباح يتم التوريد اذا كانت كبيرة يكون كل اسبوع او اسبوعين او كل شهر او يتم اضافة الارباح لراس المال فى كل عملية لزيادة راس المال وتكون الفواتير باجمالى المبلغ زائد اخر العام ثم توزيع الاباح بالمدرسة على النحو التالى :-
35% للقائمين على المشروع
15% للمدرسة للصرف منها على اعمال الصيانة البسيطة وتسوى بفواتير
15% توزيع على الطلبة المشتركين فى العمل بالوحدة المنتجة
15% للمشرفين على الوحدة المنتجة
5% للادارة
3% للموجة المالى المشرف على المدرسة
12%احتياطى وتظل بدفتر البريد الخاص بالمدرسة ويتم شراء الاصناف بفواتير ويتم اضافتها وان صعب احضار فواتير يتم عمل محضر شراء وتوقع علية لجنة المشتريات ومدير المدرسة مثل الفواتير ثم تسجل بدفتر كل مدرس قائم على العمل بالوحدة المنتجة
التمغات
1 ------------------ 50جنية معفاة من الدمغات
51----------------- 250 جنية × 048, من الف
251-----------------500 جنية × 052. من الف
501------------------ فما فوقها × 065. من الف
تورد ارباح تجاريه فوق 300 جنيه × 5.% نصف %
• بشأن الحضور و الانصراف: في المنشور المرفق..............
اولا : عند الحضور على جميع العاملين بالمدارس الحضور الى مقر عملهم ابتداء من وقت قرع جرس طابور الصباح حيث يبدأ العمل فى المدارس من بداية طابور الصباح حتى ينتهى اليوم الدراسى يبدأ فتح دفاتر الحضور و الانصراف من وقت بداية طابور الصباح و يتم التوقيع فى الدفاتر للسادة العاملين من هذا الوقت و لمدة ربع ساعة يرفع بعدها دفاتر الحضور و الانصراف دون شطب او تصليب على الذين لم يحضروا
يحل محل دفاتر الحضور و الانصراف دفتر التأخير و يتم التوقيع فيه من السادة الذين حضروا
متأخرين مع ايضاح ساعة التوقيع و يكون مدة فتح هذا الدفتر 120 دقيقة تبدأ من وقت قرع جرس طابور الصباح بعد انتهاء مدة الـــ 120 دقيقة المفتوح فيها دفتر التأخير يقفل دفتر التأخير و يتم التأشير فى دفاتر الحضور و الانصراف و يكتب فى خانة الحضور كلمة تأخير بالمدا د الآحمر من واقع دفاتر التأخير للعاملين الذين حضروا متأخرين و يوقعوا فى دفاتر التأخير .
تعرض دفاتر الحضور و الانصراف على السيد مدير المدرسة ليعتمد خانة الحضور و الانصراف بها فيقوم بالتشطيب على العاملين الذين لم يحضروا فى هذا الوقت فى خانتى الحضور و الانصراف بمعرفته و يعتبر هذا اليوم غياب عن العمل و يوقع اسفل الخانة .
يحسب للعاملين مدة تأخير 120 دقيقة فى الشهر الا انه بعد التاخير 59 دقيقة يتم اخطار العامل كتابة و يوقع بالعلم بأنه اذا ذاد التأخير عن 120 دقيقة سيتم تحويله الى التحقيق فورا .
ثانيا : الانصراف
اثناء اليوم الدراسى يمكن للعاملين التقدم بطلب الى ادارة المدرسة للذهاب الى التأمين الصحى او مأمورية مصلحية لقضاء مصلحة تتعلق بالعمل فى الادارات التعليمية او مصلحة شخصية و يتبع فى ذلك الآتى
يفتح سجل للتحركات يوضح به ساعة الخروج - الجهة - السبب - ساعة العودة
التأشير بنتيجة الزيارة للتأمين الصحى فى دفتر التحركات
بالنسبة للمأمورية المصلحية يقدم عنها خط سير و يعتمد من السيد مدير المدرسة و يؤشر امام صاحب الأمورية خط سير و تحفظ الطلبات او خط السير فى ملف خاص بالرجوع اليه عند الحاجة , مسلسلة و مثبتة بالملف
بالنسبة للتصريح الشخصى يتم تقديمه الى السيد مدير المدرسة و يكون من اصل و صورة و
يجوز للمدير الترخيص للعاملين بالانصراف قبل المواعيد المحددة مع اعفائهم من التوقيع عند الانصراف لظروف اضطرارية يقبلها المدير و ذلك مرتين فى الشهر بحد اقصى ساعتين للمرة الواحدة و يتم تسليم الاصل للمختص بدفاتر الحضور و الانصراف ليؤشر بذلك فى خانة الانصراف
* تصريح حفظ فى ملف خاص للرجوع اليه عند الحاجة
اذا تقدم العامل بطلب للتصريح له للخروج اكثر من اربع ساعات فى الشهر يتم تجميع جميع التصاريح التى حصل عليها خلال الشهر و احتساب كل 6 ساعات بيوم يخصم من رصيد اجازاته الاعتيادية فى نهاية اليوم الدراسى يتم التوقيع من العاملين الموجودين فى المدرسة فى خانة الانصراف و يعرض الدفتر على السيد مدير المدرسة ليعتمده فى خانة الانصراف
ثالثا : ضوابط عامة
على ادارة المدرسة مراعاة ان يكون ميعاد حضور الاخوة المسيحين يوم الاحد عند وضع الجدول المدرسى على ان يكون ميعاد حضورهم الساعة العاشرة صباحا .
العامل الذى لم يصرح له عند الانصراف بالطرق السابقة و يخرج من المدرسة بدون اذن يتم تحويله الى الشؤن القانوية للتحقيق فورا
يتم التأشير فى دفاتر الحضور و الانصراف امام العامل الذى يقدم اجازة اعتيادية او اذا كان فى اجازة مرضية بذلك و لا يشطب عليه
بالنسبة للمدرسة التى تعمل بعض الصفوف بها فترة صباحية و البعض الآخر فترة مسائية يخصص دفاتر الحضور و الانصراف مستقلة للعاملين بكل فترة على حدة و يراعى الا يعمل العامل الواحد بأكثر من فترة .
دفتر الحضور والانصراف بالمدارس بالنسبة لجميع العاملين
المدير ثم الوكيل ثم المدرسون والأخصائين حسب الأقدمية والأكبر سنا ثم مشرفى الانشطة الوسائل والمعامل والمرافق ... حسب الأقدمية والأكبر سنا ثم الإداريين ثم العمال
والمدارس الكبيرة تضع كل فئة من هذه القئات بدفتر مستقل
تنبيه
بالنسبة لدفتر الحضور والانصراف فهو ليس دفتر مالي فالدفاتر المالية هي الدفاتر المنصوص عليها في المادة 442 من اللائحة المالية مثل دفتر 33ع .ح ودفتر 123ت.ع ودفتر 1مخازن حكومة ...... الخ وهى ما
يطلق عليها الدفاتر ذات القيمة .. وما يرتكب في هذه الدفاتر من أخطاء تعتبر مخالفات مالية بطبيعتها ولو لم يترتب عليها أضرار مالية وذلك.
طبقا لنص المادة 11 من قانون الجهاز المركزي للمحاسبات رقم 144 لسنة 1988 والمنشور رقم 2 لسنة1988 الصادر من الجهاز بشأن تحديد مفهوم المخالفة المالية.
أما دفتر الحضور والانصراف فهو يعد ضمن المطبوعات شأنه في ذلك شأن دفتر 3 مخازن حكومة رغم احتوائه على الأصناف والعهد. ولكن تنبع أهمية هذا الدفتر فقط عند استخدامه في العمل ويصبح دفترا إداريا بمجرد استخدامه . ويجب أن يرقم هذا الدفتر ويختم بخاتم شعار الجمهورية الخاص بالإدارة التعليمية وخاتم التوجيه المالي والإداري إن وجد وذلك إحكاما للرقابة عليه . ويجب أن يحرر محضر بأول صفحة من هذا الدفتر يذكر فيه عدد صفحاته وبداية استخدامه ومرقم من... إلى ..... وأي تصويب بهذه الأرقام إن وجد حتى لا يساء فهمها فيما بعد وأن يتضمن المحضر إقرارا بأن استخدام هذا الدفتر كان بعد انتهاء جميع صفحات الدفتر المنتهى.
ويجب منع التلاعب بكل صوره وأشكاله عند استخدام هذا الدفتر لتحقيق الغرض من إنشائه في معرفة حقوق وواجبات العامل .
والمخالفات التي ترتكب في هذا الدفتر نوعان :-
1-مخالفات إدارية وهى التي لم يترتب عليها أضرارا مالية مثال ذلك :-
أ- تغيب العامل عن عمله يعد مخالفة إدارية تنتهي بتقديم العارضة .
ب- انقطاع العامل بدون عذر أكثر من يومين مخالفة إدارية تنتهي بتحويل المتغيب إلى التحقيق واحتساب الفترة بدون أجر أو خصمها من رصيد أجازاته الاعتيادية بحسب الأحوال طبقا للقرار الصادر من جهات التحقيق
ج- .......... إلى غير ذلك من المخالفات .
2- المخالفات المالية وهى ليست مالية بطبيعتها ولكن بالنتيجة التي ترتبت على المخالفة .مثال ذلك:-
أ- إذا انقطع العامل عن عمله بدون عذر مدة زمنية محددة ولم يتم الإبلاغ عن الواقعة سواء أكان ذلك عمدا أو سهوا. وترتب على عدم الإبلاغ أن حصل العامل على أجر وحوافز هذه الفترة بدون وجه حق بالمخالفة لقاعدة الأجر مقابل العمل فتعتبر مخالفة مالية بالنتيجة .
ب- تضع السلطة المختصة ضوابط للتوقيع حضورا وانصرافا فهناك توقيت للتوقيع حضور بعد انتهائه يتم التصليب بعلامة ( x ) حضورا ثم يفتح دفتر التأخير وهناك توقيت ينتهي فيه حق العامل في التوقيع بدفتر التأخير وبالتالي يعتبر متغيبا عن العمل إذا حضر بعد هذا التوقيت وفى هذه الحالة إذا قام المسئول عن توقيعات العاملين بالتصليب بعلامة (x) حضورا وانصرافا قرين أحد العاملين فهذا معناه أن العامل تغيب عن العمل وبالتالي فان تمكينه من التوقيع بعد ذلك يوقع المسئول في مخالفة مالية بالنتيجة التي ترتبت على تمكينه من التوقيع من حصوله على أجر هذا اليوم رغم تغيبه .
ج- الكشط أو المحو باستخدام المزيل يعد مخالفة مالية من باب الأخذ بالأحوط
من كتم علما يعلمه عن الناس الجمه الله بلجام من نار يوم القيامه
نسالكم الدعاء اخوكم عصام السيد جلاله
Tags:
اخبار